masterdiplomoff

Смело звони!

8-905-830-89-62

8-963-076-92-07

Отзывы

Станислав

Заказал диплом по уголовному праву, сдал в итоге на хорошо, чем в принципе доволен.

19.03.2015

Петр Агафонов

Вы лучшие!!! 5 лет учебы, десятки курсовых, контрольных и все завершила дипломная работа по теме «Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия и пути совершенствования результатов», сданная на отлично. Спасибо

21.05.2009

ирина леонтьева

здравствуйте, спасибо менеджеру и автору за выполнный диплом. правда презентацию и доклад уже сама писала, чтоб подготовиться получше к защите.

11.11.2012

Оставить отзыв еще

Главная Каталог готовых работ

Совершенствование работы секретарского обслуживания на ООО «Армада».

Предмет: Делопроизводство

Стоимость готовой работы 600 руб.


СОДЕРЖАНИЕ

ВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1 Организация секретарского обслуживания

1.2 Виды документов, применяемые в управленческой деятельности

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ НА ООО "АРМАДА"

2.1. Общая характеристика организации и направления ее деятельности

2.2 Нормативно-методические документы организации

2.3.Организация работы с документами

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

3.1 Внедрение проекта по совершенствованию документирования управленческой деятельности

3.2 Оценка эффективность предложенных мероприятий

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность работы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам[1].

Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями[2].

Целью настоящей работы является изучение и совершенствование работы секретарского обслуживания на ООО «Армада».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

  1. исследовать теоретические аспекты секретарского деятельности;
  2. изучить функции, задачи и структуру ООО  «Армада»;
  3. изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;
  4. проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;
  5. определить основные направления деятельности секретаря;
  6. внедрить проект по совершенствованию документирования управленческой деятельности и рассчитать его эффективность.

Объектом исследования является организация секретарского обслуживания в коммерческой организации.

Предметом делопроизводственная деятельность секретаря в коммерческой организации.

О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли и функциям посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах Л.А. Стрельцова, В.И. Андреева, Н.А. Храмцовская, Л.В. Санкина, М.В. Кирсанова дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций[3]. Кирсанова М.В. в указанной работе описывает формы организации делопроизводства, мотивирует выбор той или иной формы для различных учреждений. Т.В. Кузнецова в своем учебнике дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота[4]. Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов.

В Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформления бланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты в зависимости от расположения реквизитов[5]. Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003[6].

Анализируя работу секретаря, Т.В. Кузнецова в указанном учебнике подробно рассматривает процесс приема первичной обработки документов[7]. М.В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Н.А. Храмцовская, В.Ф., Янковая, Л.В. Санкина также описывают основные процессы работы с документами[8]. М.В. Кирсанова в указанной работе описывает процесс отправки, приема корреспонденции и ее предварительного рассмотрения. В Государственной системе документационного обеспечения управления дается понятие регистрации документов, а также описываются основные правила регистрации документов[9]. Вопросы регистрации документов затронули в указанных работах Г. Краснокутская и И.В. Журавлева. В работе И.В. Журавлевой были описаны способы регистрации документов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы, она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документов должна вестись только с использованием журналов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет цель контроля исполнения документов[10]. Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В.Ф. Янковая и Н.А. Храмцовская[11]. Вопросы информационно-справочной работы затронула в уже упоминавшемся учебнике Т.В. Кузнецовой. Л.В. Санкина описывает работу секретаря с кадровой документацией и рассматривает виды приказов по личному составу[12].

ГОСТ Р 51141-98 дает определение формированию дел[13]. Основные правила формирования дел изложили в своей статье Л.Р. Фионова и Е.И. Ермошкина. В работе «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т.В. Кузнецова описывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации по проведению экспертизы ценности документов[14]. Вопросы хранения документов регламентированы также в «Основных правилах работы архивов организаций»[15].

Ряд авторов рассматривают в своих работах вопросы бездокументного обслуживания руководителя[16]. М.В. Кирсанова подробно описывает организацию приема посетителей[17]. Прием посетителей описан также в статьях Г.А Пешковой и С.С. Германович. В этих работах рассматриваются виды приема посетителей, функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Работа секретаря по организации телефонных переговоров подробно описывается в уже упоминавшейся работе М.В. Кирсановой. Достаточно ясно указаны в научной литературе функции секретаря при подготовке и проведении совещания[18].

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих регламентирует работу секретаря руководителя, а также определяет его должностные обязанности[19]. Вопросы определения квалификационных характеристик затронули в своих работах Т.В. Кузнецова, также Д.Л. Щур и Л.В. Труханович[20]. Т.В. Кузнецова в учебнике дает определение должностной инструкции[21].

В указанной работе Кирсановой М.В. рассматривается должностная инструкция секретаря руководителя, ее структура и основные правила разработки[22]. Вопросы нормативно-методической регламентации делопроизводства затронуты в учебнике Кузнецовой Т.В. «Секретарское дело»[23]. В нем рассматривается нормативно-методические документы, в которых детально описан порядок работы с документами. Также в данном учебнике даются нормативные документы, содержащие нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Автор дает характеристику данным нормативно-методическим документам, а также аргументирует их применение. Этот же вопрос рассматривается в статье «Пример должностной инструкции секретаря-референта» и в указанной работе Л.А. Стрельцовой[24]. В последней работе указывается цель разработки документов, которые регламентируют работу с документами в организации, а также указывает состав локальных документов. Этот вопрос затронут также в указанной работе И.В. Журавлевой[25].

Т.В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя[26]. Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.

В работе В.Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции[27]. При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций[28]. В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. В рекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.

Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.

Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).

Работ состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные источники

  1. Гражданский кодекс Российской Федерации (части I, II, III) [Текст]: [принят Государственной Думой 5 марта 2003 г.: одобрен Советом Федерации 18 марта 2003 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2003 / М–во юстиции Рос. Федерации. — М.: Юрайт–Издат, 2003.
  2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Текст]: [принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]: офиц. текст: по сост. на 1 янв. 2007 / М–во юстиции Рос. Федерации. – М.: Юрайт–Издат, 2007.
  3. ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами [Текст]: межгосуд. ст.–т. — Введ. 2001–01–25. — М.: Изд–во стандартов, 2002.
  4. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. — Введ. 2003–03–03. — М.: Изд–во стандартов, 2003.
  5. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. — Введ. 1998–02–27. — М.: Изд–во стандартов, 2001.
  6. Унифицированная система организационно–распорядительной документации [Текст]: государственный стандарт. — [принят и введён в действие Постановлением Госстандарта РФ 31 июля 1997 г.]. — М.: ВНИИДАД, 2004.
  7. Электронная Россия (2002–2010 годы) [Текст]: Федеральная целевая программа: [принята Постановлением Правительства Российской Федерации 28 января 2002 г. № 65]. — М: Приор, 2003.
  8. Об информации, информационных технологиях и защите информации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 27 июля 2006 г.]. — М.: Фемида-Плюс, 2007.
  9. О техническом регулировании [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 15 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 18 декабря 2002 г.]. — М.: Приор, 2003.
  10. Об электронно–цифровой подписи [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 13 декабря 2001 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г.]. — М.: Приор, 2003.
  11. О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 8 декабря 1995 г.]. — М.: Приор, 2003.
  12. О стандартизации [Текст]: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. — М.: Приор, 2003.
  13. Унификация текстов управленческих документов [Текст]: методические рекомендации. — [приняты и введён в действие Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела 28 февраля 1998 г.]. — М.: ВНИИДАД, 1998.

 

II. Литература

 

14. Андреева, В.И Делопроизводство: актуальные задачи // Справочник секретаря и офис-менеджера / В.И. Андреева. - 2002. - № 10. - С. 24-28.

15. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. -2-е изд., перераб и доп.-М.: КНОРУС, 2007. ?248 с.

16. Архипова, Н.И. РГГУ Эффективность труда и качества секретаря / Н.И. Архипова, О.Л. Седова. [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [ М.,2005]. - URL: http://www.seminars.ru/free/Organizatsiya_raboty_bek_ofisa

17. Богатая, И.Н., Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. Пособие / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова. – М.: Дело, 2001. - 379с.

18. Бондырева, Т.Н. Секретарское дело / Т.Н. Бондырева. - М. ИНФРА-М, 2002. - 326 с.

19. Гергенов, А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие / А.С. Гергенов. – Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005. .- 234с.

20. Германович, С. Принимаем посетителей / С. Германович // Секретарское дело. - 2007. № 6. - С. 22.

21. Государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1991.- 199с.

22. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2001. – 323с.

23. Домникова, М. Профессия секретарь / М. Домникова, Е. Привалова // Служба персонала. – 1997. - № 8-9-10 (21).- С. 29-30.

24. Елинова, Г.Г. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Краткий курс лекций / Г.Г. Елинова. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2004. – 123с.

25. Журавлева, И.В. Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации / И.В. Журавлева // Секретарь-референт. - 2004. - № 9. - С. 19-22.

26. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 216 с.

27. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. Пособие / М.В. Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 267с.

28. Коршунова, Л.Н. Документирование управленческой деятельности. Конспект лекций: / Л.Н. Коршунова, Н.А. Проданова – М.: изд-во «Феникс», 2007. – 192 с.

29. Краснокутская, Г. Ceкретарь готовит совещание... / Г. Краснокутская // Секретарское дело. - 2007. - № 5. - С. 10.

30. Краснокутская, Г. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? / Г. Краснокутская // Секретарское дело. - 2007. - № 3. - С. 5.

31. Кудряев, В.А. Организация работы с документами, учебник / В.А. Кудряев. - 2-е издание, М.: ИНФРА-М, 2007г. – 592 с.

32. Кузнецов А. // «Бизнес-журнал». – 2007.- №6. – С.25.

33. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 19.

34. Кузнецова, Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей / Т.В. Кузнецова // Управление персоналом. - 2000. - № 2. - С. 28.

35. Кузнецова, Т.В. Организация рабочего времени и оборудование рабочего места / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2005. - № 4. - С. 6-8.

36. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова - М., 2006. – 354с.

37. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. – 3-е изд., перераб. и дораб./ Н.Н. Кушнаренко. ? М.: изд-во «Знамя» КОО, 2007. – 320 с.

38. О состоянии и перспективе развития санаторно-курортного обеспечения в Российской Федерации. Аналитический доклад // Бюллетень Счетной палаты Российской Федерации. – 2003. - № 4 (64).

39. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002. – 405с.

40. Пешкова, Г.А. Документальное оформление процесса приема посетителей / Г.А. Пешкова // Секретарское дело. - 2007. - № 6. - С. 7.

41. Пример должностной инструкции секретаря-референта // Управление персоналом. - 1998. - № 7. - С. 18.

42. Профессиограмма секретаря-референта. – [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М.,2006]. - URL: ttp://iikt.sch1527.edusite.ru/DswMedia/sekretar--referent.pdf

43. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии: практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2007. – 224 с.

44. Рогожин, М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: Практ. Пособие/ М.Ю. Рогожин. – М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004. – 296с.

45. Санкина, Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации / Л.В. Санкина // Секретарь референт. – 2008. - №8. – С. 32.

46. Санкина, Л.В. Приказы по личному составу / Л.В. Санкина // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2002.-№10.-С. 33.

47. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ / Л.А. Стрельцова // Секретарь-референт. - 2008. - № 6. - С. 24-26.

48. Управление персоналом: Энциклопедический словарь / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 1998. .- 325с.

49. Фионова, Л.Р. Опыт работы секретаря ООО «Нефтяник» / Л.Р. Фионова, Е.И. Ермошкина // Секретарское дело. - 2007. - № 2. - С. 9.

50. Харрисон, Дж. Организация работы секретаря учреждения / Дж. Харрисон - М.: «Экономика», 1995. .- 145с.

51. Храмцовская, Н.А Когда целесообразно создавать службу ДОУ? / Н.А. Храмцовская // Юридический справочник руководителя. – 2004. - №7. С. 12;

52. Храмцовская, Н.А. Ваш вопрос: контроль исполнения документов / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. - 2008. - № 2 - С. 32.

53. Щур, Д.Л. Кадры предприятия (образцы должностных инструкций) / Д.Л. Щур, Л.В. Труханович. - М., 2000. – 341с.

54. Энговатова, О. 500 советов секретарю / О. Энговатова. [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – [М.,2007]. - URL: http://www.publicant.ru/Demo/553631.htm#TOC_ID0EQE

55. Янковая, В.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. - 2007. - № 9. - С. 15-20.

56. Янковая, В.Ф. Контроль исполнения документов / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. - 2007. - № 11. - С. 27.




Проверить аттестат

.